Fare una presentazione in pubblico non è semplice per due motivi: da una parte superare l’imbarazzo di parlare in pubblico, dall’altra riuscire a essere incisivi in poco tempo.
Le slide sono un potente strumento di comunicazione, non un mostro tricefalo contro cui combattere.
Le presentazioni – nella comunicazione aziendale – sono il secondo mezzo usato dopo le email: saperle gestire in modo consapevole ed efficace ci permette di fare un salto di qualità nella nostra vita professionale.
Da dove si inizia per progettare una presentazione in pubblico?
I tempi della progettazione sono: ideazione, progettazione e revisione, delivery.
Vediamo passo passo come fare per realizzare una presentazione veramente efficace, con delle slide che siano veramente memorabili!
Strutturare meticolosamente i contenuti
La prima cosa da fare è definire il topic principale, ovvero il tema.
Qual è l’argomento generale di cui vogliamo parlare?
Raccogliamo dunque tutto il materiale: possiamo raccoglierlo in una cartella, in un documento, ma anche prendere appunti su un quaderno.
Qui inizia la fase creativa, che può essere individuale, o di gruppo, attraverso un brainstorming.
Quali sono le cose da dire sull’argomento?
La cosa migliore è scrivere i concetti sui post-it.
Questi piccoli foglietti adesivi in fase di ideazione sono perfetti, per vari motivi:
- sono piccoli, quindi ci costringono a scrivere una sola parola chiave per ognuno
- hanno colori e forme diverse, quindi ci aiutano a strutturare la gerarchia delle slide
- si possono appiccicare su una parete o un cartellone e guardare da lontano
- si possono spostare per riorganizzare il discorso
La parte difficile del creare una presentazione efficace è LA SCELTA.
Scegliere cosa tenere, ma soprattutto cosa eliminare.
Less is More: teniamo solo i concetti importanti e togliamo tutto il resto.
Minimal, però, non vuol dire banale.
Semplificare infatti non è buttare via, ma scegliere le cose più importanti: è quindi un’azione positiva, ma anche di cura verso chi ci ascolta. Cura nel senso che in questo modo rispettiamo il tempo di chi ci ascolta.
Bisogna scegliere: noi siamo designer, non artisti.
Quindi progettiamo, non decoriamo.
Il nostro motto deve essere: Show, don’t tell.
Bastano un’immagine evocativa e una parola chiave per strutturare delle buone slide: ricordiamoci infatti che una slide non è una dispensa, in cui scriviamo muri di testo!
Piuttosto, creiamo una dispensa a parte.
Se la riteniamo veramente necessaria.
Spiegare l’intenzione e lo sviluppo della presentazione
La progettazione e revisione delle slide è il cuore del nostro lavoro: è un percorso che noi attraversiamo – e che faremo attraversare a chi ci ascolterà – per giungere a un obiettivo ben preciso. Che di solito è un cambiamento.
Far cambiare idea, far cambiare procedure, far cambiare fornitore.
L’intenzione della nostra presentazione deve essere spiegabile in 20 parole (non di più). Nel momento in cui ci viene chiesto qual è l’obiettivo del nostro intervento, noi dobbiamo riuscire a spiegarlo in una sola frase.
Se non ci riusciamo, significa che dobbiamo ripartire dalla prima domanda e tornare a chiederci qual è l’argomento principale e come possiamo spiegarlo.
Che cosa voglio che faccia il pubblico per raggiungere l’obiettivo?
Quando presentiamo le slide, noi conduciamo le persone in un viaggio verso il cambiamento.
Che percorso creo al mio pubblico?
Per fare in modo che questo viaggio sia veramente interessante, dobbiamo:
- individuare il punto di partenza: dichiarare esplicitamente il motivo per cui siamo lì a parlare
- indicare il punto di arrivo: che cosa le persone si porteranno a casa alla fine dell’incontro, in termini di idee ed esperienza
- definire la roadmap: raccontare la strada che percorreremo, dichiarando gli argomenti trattati e le modalità di svolgimento degli argomenti
- sviluppare le tappe: ogni argomento rappresenta una tappa e avrà anch’esso un inizio e una fine
- impostare la chiusura: la parte finale porterà a un momento di confronto tra il pubblico e lo speaker
- Mostrare il punto di arrivo a chi ci ascolta
- Per interessare, emozionare e attivare chi ci ascolta, dobbiamo sempre tenere a mente il contesto della presentazione.
Dove vivranno le mie slide?
Informiamoci il più possibile sulle persone che avremo di fronte: qual è il loro modo di comunicare, il loro ambiente, il loro sistema di valori.
Se sviluppate in modo coinvolgente le presentazioni diventano un veicolo di leadership molto forte.
Ma l’attore più importante di una presentazione è il pubblico, non siamo noi!
Per questo è importante sapere chi abbiamo di fronte e organizzare la nostra presentazione in modo da ‘parlare la stessa lingua’.
Un errore che facciamo sempre è sovrastimare il tempo e anche l’interesse delle persone, credendo che sia tutto importante.
Dobbiamo dunque creare una struttura lineare, un vero e proprio percorso a tappe, in cui teniamo a mente un concetto importante :il tempo di chi ci ascolta è più importante del nostro.
Smuoviamo le persone con una call to action (CTA) efficace: CTA si traduce letteralmente “chiamata all’azione”. È un termine di marketing che si riferisce molto spesso all’uso di parole o frasi che sollecitano una risposta immediata o incoraggiano una vendita immediata.
Come faccio a convincere il mio pubblico a compiere quell’azione?
Se l’obiettivo della presentazione ti è chiaro sin dall’inizio, la CTA potrebbe essere parte della sua espressione.
